O livro-caixa é uma forma de registrar, mensalmente, as despesas e os valores recebidos pelo profissional autônomo (ou seja, quem não tem vínculo empregatício com as empresas) que recebe como pessoa física. Geralmente, o livro-caixa é usado por advogados, médicos e dentistas, entre outros profissionais.

É um recurso que facilita a declaração do Imposto de Renda, já que muitas pessoas enfrentam dificuldades para calcular todos os valores a serem pagos.

No livro-caixa, é possível registrar todos os pagamentos e recebimentos obtidos pela pessoa física, em ordem cronológica (dia, mês e ano), mostrando, portanto, toda a sua movimentação financeira. Além disso, nele também são lançados os recibos emitidos para seus clientes e as despesas do mês.

Quais despesas posso incluir no livro-caixa? Elas são dedutíveis?

O autônomo pode – e deve! – incluir as despesas no livro-caixa. E, sim, algumas delas são dedutíveis: podem reduzir em até um quinto as despesas mensais de seu trabalho, que são os gastos relacionados a consumo de bens, tratamentos, reparos e conservação do negócio.

As despesas também podem vir de serviços prestados tanto a pessoas físicas como a pessoas jurídicas e estão limitadas ao valor da receita mensal recebida. Os gastos que podem ser incluídos em um livro-caixa para gerar dedução são:

• Remuneração paga a funcionários com vínculo trabalhista e seus respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;
• Emolumentos (lucros casuais) pagos a terceiros, incluindo custos com cartórios, advogados e custos  judiciais e extrajudiciais;
• Despesas realizadas para a função exercida, incluindo:
  • Aluguel / condomínio / IPTU do consultório ou escritório
  • Água, luz e gás do consultório ou escritório
  • Telefone e Internet do consultório ou escritório
  • Contribuições obrigatórias a entidades de classes
  • Despesas referente aos empregados do consultório (remunerações / INSS / FGTS)
  • Material de escritório
  • Insumo para atividades médicas e odontológicas
  • Material de conservação e limpeza
  • Honorários de serviços contábeis
  • Demais despesas e gastos usuais e necessários

Há despesas que não são dedutíveis?

Sim. Alguns gastos não são dedutíveis. São eles:

• Quotas de depreciação de instalações de máquinas e equipamentos, bem como as despesas de arrendamento;
• Despesas de locomoção e transporte, exceto para representantes comerciais autônomos;
• Despesas relacionadas à prestação de serviços de transporte e aos rendimentos auferidos pelos garimpeiros;

Para que uma despesa seja considerada dedutível, seu documento fiscal deve conter a identificação completa do adquirente e dos gastos realizados, que devem ser necessários e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos. 

Caso as despesas ultrapassem o limite estabelecido pela receita, o excesso pode ser somado às despesas dos meses subsequentes até dezembro do ano-calendário.

Todos os gastos reportados precisam ter comprovação

Lembre-se de armazenar os recibos e/ou notas fiscais de todos os gastos reportados por até 5 anos.

Mantendo um livro-caixa organizado, a declaração de imposto de renda do profissional liberal é muito mais rápida, e aumentam as chances de reduzir os impostos pagos a cada mês no carnê-leão.